5 erros comuns na gestão de documentos públicos

A gestão de documentos diz respeito aos cuidados que mantêm os arquivos sempre organizados, seguros e disponíveis no acervo das entidades e órgãos públicos. O bom gerenciamento desses arquivos evita atrasos na conclusão das tarefas e garante agilidade nos trâmites do processo administrativo.

Porém, muitas entidades e órgãos públicos ignoram a importância dessa prática e cometem alguns erros cruciais, que comprometem a segurança e integridade dos documentos. Listamos cinco deles considerados comuns:

1. Insegurança das informações

Sabendo que os ataques cibernéticos estão crescendo cada vez mais no Brasil e no mundo, a segurança das informações torna-se um ponto essencial de cuidado e atenção. É preciso certificar-se que apenas pessoas autorizadas terão acesso aos arquivos, sejam digitais ou físicos.

Utilizar senhas e acessos através de permissões, além do cuidado com elementos naturais que possam danificar arquivos impressos, são dicas essenciais. Além disso, o descarte adequado dos arquivos evita o uso indevido de informações.

2. Não possuir local físico para os arquivos

Armazenar arquivos na própria entidade significa precisar alocar algum espaço específico. Quando não se tem um local destinado a esses documentos, é comum que eles misturem-se com outros papéis de diferentes origens.
Além disso, manter esse local organizado, garantindo a limpeza e conferindo as condições nas quais os arquivos estão guardados, facilitam a melhor identificação dos processos.

3. Gerenciar apenas arquivos impressos

Utilizar apenas documentos impressos compromete a segurança das informações arquivadas e utilizadas diariamente na entidade, tendo em vista perdas e extravios. As informações eletrônicas, por sua vez, otimizam o tempo, aumentam a produtividade das rotinas administrativas, reduzem custos com impressão e compra de papel e ainda contribuem com o meio ambiente.

Além da digitalização dos documentos, é essencial armazenar os arquivos em um software confiável que os mantenham organizados, seguros e disponíveis para acesso.

4. Não possuir cópias de segurança

Acidentes acontecem em qualquer tipo de administração, isso quer dizer que sua entidade não está livre deles. Portanto, para garantir uma maior segurança, é essencial criar cópias digitais de todos os arquivos além de sincronizar os dados em mais de um aparelho eletrônico.

5. Falta de categorização

A grande quantidade de arquivos que transitam diariamente requer uma melhor organização. Às vezes, devido à correria, empilham-se papéis sem criar uma categoria para eles, antes mesmo de enviá-los. O resultado desse improviso é a perda do controle da informação.

Por isso, é necessário identificar os arquivos da melhor forma, criando também uma ordem cronológica para eles, além de atentar-se às datas (emissão, vencimento). Outro fator que melhora essa organização é o uso de ferramentas que auxiliam na visualização desses processos.

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Fonte: UOL, Netscan Digital, Docusign, Riotron