Boas práticas nas rotinas de protocolo que auxiliam a gestão de processos e documentos

Na Administração Pública os documentos em papel, oriundos de órgãos externos e cidadãos, são recebidos e protocolizados. O protocolo é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição desses documentos. Ele observa a padronização e a uniformidade dos procedimentos, que tornam a rastreabilidade dos documentos mais fáceis, evitando retrabalho e garantindo a agilidade no processamento das informações.

O protocolo representa o início das atividades da gestão de documentos. Essa etapa garante a eficácia das atividades arquivísticas, levando em conta que os procedimentos padronizados serão seguidos com fidelidade pelos seus usuários. As rotinas de protocolo abrangem desde a entrada ou produção de processos e documentos, passando por seu controle, tratamento, análise e encaminhamento às unidades ou envio aos órgãos externos.

Para que tudo ocorra da melhor forma possível, boas práticas também devem estar presentes nas rotinas de protocolo, são elas:

Padronização de procedimentos
Instituir normas e procedimentos proporciona a segurança das informações e a organização do trabalho. É importante que órgãos e instituições padronizem procedimentos para que haja uma facilidade no desempenho dos processos.

Acesso à informações
A transparência é um instrumento que proporciona a correta atuação da gestão pública. O ideal é facilitar e priorizar a divulgação de informações (exceto alguns documentos e processos restritos) para garantir o funcionamento eficiente da gestão.

Respeito às etapas do processo e ao fluxo de informações
Cumprir cada etapa do processo administrativo de maneira eficiente ocasiona o correto desempenho da gestão de documentos. Um bom exemplo desta boa prática é a conclusão do processo ou seu envio para outra unidade quando as atividades forem finalizadas, sem mantê-lo aberto, de forma desnecessária, na unidade atual.

Utilização de tecnologia eficiente
O correto gerenciamento da tramitação dos processos e documentos também depende de uma tecnologia adequada, que permita a consulta e a abertura dos processos administrativos, proporcionando maior agilidade na gestão, comunicação e integração entre os setores da entidade pública.

Fonte: Governo Federal