Procedimentos essenciais para o tombamento patrimonial

O processo de tombamento patrimonial tem uma série de requisitos necessários para acontecer de forma eficiente e organizada. No contexto da administração pública, o tombamento deve ter um cuidado específico e diferenciado.

Nesse artigo, te mostraremos alguns procedimentos essenciais para que o gerenciamento do patrimônio público aconteça adequadamente.

O que é o tombamento?

O processo de tombamento consiste na inserção de uma numeração única para o bem, integrando-o ao patrimônio público. Ele ocorre na entrada física dos bens móveis em uma unidade específica. Para que esse procedimento seja realizado, é necessário seguir alguns requisitos que citaremos a seguir.

Requisitos necessários para um tombamento patrimonial

1. Identificação e numeração patrimonial

O primeiro passo no tombamento é a identificação do bem, que deve receber um número patrimonial único e intransferível. Esse número é atribuído definitivamente. Mesmo que o bem seja excluído do acervo posteriormente, a numeração não será reutilizada.

A atribuição deste número serve para que os responsáveis pelo controle patrimonial possam coletar informações precisas sobre a localização, estado de conservação e responsável pela guarda do bem.

2. Afixação de plaquetas

Após a numeração, é necessário proceder com a afixação de uma plaqueta ou etiqueta no bem. Essa marcação física deve ser feita em um local visível e de fácil acesso, garantindo que o bem possa ser identificado rapidamente.

Em caso de bens móveis, a plaqueta deve ser afixada na entrada física do bem. Esse procedimento é realizado sob a responsabilidade do Chefe do Setor de Patrimônio.

Tipos de Plaquetas

As plaquetas podem ser de diferentes materiais, dependendo da natureza do bem:

• Metal;
• Adesivo laminado com código de barras;
• Outras marcações pertinentes.

Observação: É importante evitar áreas que provoquem a deterioração tanto do bem quanto da plaqueta, como superfícies curvadas, áreas externas expostas ao clima, partes que não tenham boa aderência ou que contenham os números de série.

3. Registro no Sistema de Patrimônio

O tombamento também envolve o registro formal do bem no Sistema de Patrimônio, que deve ser realizado preferencialmente por meio de sistemas digitais.

Esse registro deve conter informações detalhadas, como a descrição do bem (ex.: tipo, cor, estado de conservação) e o número patrimonial.

Além disso, é importante que o processo de tombamento inclua bens adquiridos por meio de projetos ou fabricação sob encomenda, somando o valor do material ao serviço de fabricação.

4. Tombamento Virtual

Em alguns casos, é necessário que o bem seja controlado de forma mais flexível, impossibilitando a afixação de plaquetas, seja pelas características físicas ou funcionais do bem. Nesses casos, é adotado o tombamento virtual.

O bem recebe um número de controle, mas a marcação física não é realizada. Por exemplo:

• Veículos, que recebem numeração virtual específica.
• Coleções e materiais bibliográficos, carimbados com o número de tombamento.

Importante: Bens híbridos, que podem ser tanto permanentes quanto de consumo, por exemplo, extintores de incêndio, botijões de gás, devem receber a numeração indicada no item anterior.

5. Bens de Terceiros

Outro aspecto importante do tombamento é a gestão de bens de terceiros, esses são os bens localizados fisicamente em unidades administrativas e utilizados pela administração pública, mas que não pertencem a ela.

Esses bens também devem ser registrados no Sistema de Patrimônio e identificados com um número de controle.

6. Baixas Patrimoniais

Caso sejam identificados erros no tombamento, o Setor de Patrimônio deve proceder com a correção devida, comunicando ao responsável pela unidade gestora.

A baixa de bens tombados indevidamente deve ser registrada, sendo classificada como “Lançamento Indevido”.

A importância da utilização de um sistema patrimonial

O processo de tombamento possibilita garantir a integridade e a preservação do patrimônio público. Para garantir que o tombamento patrimonial seja realizado de forma eficiente e segura, é importante contar com uma tecnologia que facilite a gestão de informações e a preservação do patrimônio.

Um bom sistema patrimonial oferece uma série de benefícios que visam preservar o bem público, a partir do controle, transparência e segurança nos processos de monitoramento e conservação.

A automação de processos reduz o risco de erros e auxilia o gestor na tomada de decisões, a partir do correto controle dos recursos patrimoniais do ente público.

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Ele também possibilita acompanhar bens tombados, baixados, depreciados e desafetados, auxiliando desde a catalogação até o acompanhamento pós-tombamento.

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