Relatórios Contábeis: 5 passos para atingir a eficácia

Quem está à frente do setor financeiro de uma entidade ou órgão público sabe bem a importância que um relatório possui na tomada de decisão. Por meio de números e dados, é possível extrair o melhor de cada informação contábil e aplicá-las em seu dia a dia.

Na gestão pública municipal, os Relatórios Contábeis possuem a função de:

• Prestar contas (quando obrigatórios);
• Analisar estrategicamente diversas situações que ocorrem no município (não obrigatórios, mas importantes para a tomada de decisão do gestor).

De toda forma, todos os Relatórios Contábeis são importantes para avaliar a situação fiscal e administrativa de Prefeituras, Câmaras e Autarquias. São eles que resumem a informação de uma forma clara, organizada e confiável.

Para garantir a eficácia desses documentos para a sua entidade, listamos 5 passos que vão te ajudar em sua criação:

Passo 1: Delimite o que realmente precisa e selecione as informações corretas

Antes de começar a produzir o relatório, é necessário traçar o seu principal objetivo com a criação deste arquivo. A partir disso será possível escolher os dados que melhor se adaptam à estratégia abordada.

A eficácia dos relatórios contábeis não está no seu tamanho, mas sim na qualidade das suas informações. Para desenvolvê-los é necessário agir estrategicamente, reunindo apenas aquilo que será útil para a entidade ou órgão público.

Passo 2: Tenha objetividade e otimize a apresentação

Entidades e órgãos públicos produzem diversos relatórios contábeis que auxiliam a tomada de decisão do gestor. Por causa disto, é importante que um relatório seja objetivo, no intuito de otimizar o tempo de todos aqueles que lerão o documento.

Além disso, a apresentação também deverá ser direta. Evite informações pouco relevantes e aposte num design mais enxuto e simples. O ideal é que a apresentação facilite ao máximo a compreensão dos dados.

Passo 3: Adapte a linguagem ao público-alvo

Como já dito anteriormente, é essencial que um relatório de contabilidade pública seja claro e objetivo. Além disso, também é de extrema importância que todos sejam capazes de ler, compreender e interpretar as informações contidas no documento.

Por vezes, utilizar linguagens muito técnicas sem levar em consideração o seu leitor final, pode prejudicar a interpretação e o aproveitamento dos dados. Para evitar este erro, adeque sempre a linguagem dos relatórios contábeis ao seu público-alvo.

Passo 4: Conte uma história com os seus dados

Você sabia que números também podem contar histórias? Através dos dados coletados, é possível explicar melhor os seus relatórios contábeis através da construção de uma narrativa.

Primeiramente, é válido informar que histórias precisam de um começo, meio e fim. Trata-se de uma forma desafiadora de mostrar os seus resultados, por isso, listamos algumas dicas de como isso pode ser feito:

• Explane bem os períodos de cada informação, contextualizando o porquê dos resultados;
• Enfatize índices importantes para a entidade;
• Crie cenários a partir dos dados, conforme a estratégia que está sendo abordada;
• Ao final, recomende ações baseadas nos resultados obtidos.

Passo 5: Seja digital

Graças à tecnologia, grande parte dos processos burocráticos da contabilidade pública foram simplificados. Hoje, por meio de um sistema de qualidade, é possível automatizar e centralizar uma série de processos que antes eram feitos manualmente.

Um deles é a criação de relatórios contábeis. Um gerador de relatórios cria documentos a partir de informações selecionadas, promovendo um melhor gerenciamento e controle. Com a correta coleta de dados e processamento, o sistema traz a visão precisa do que é mais importante para a entidade ou órgão público.

A gestão que não dispõe de um gerador de relatórios, desperdiçará um ativo de muito valor para qualquer entidade ou órgão público: o tempo. Além da perda da produtividade, a gestão municipal também correrá mais riscos por estar exposta a uma maior possibilidade de erros.

Para entender mais sobre o assunto, preparamos um conteúdo que te auxiliará a entender melhor sobre a relevância dessa ferramenta para o seu ente público. Confira: Gerador de relatórios contábeis: qual a importância para entidades e órgãos públicos