Como a organização do ambiente de trabalho torna o meu dia mais produtivo?

Com o grande número de tarefas que são realizadas durante o dia, às vezes fica difícil manter o ambiente de trabalho organizado, porém, isso acaba sendo um erro recorrente e atrapalha diretamente alguns processos internos.

A organização do ambiente de trabalho impacta positivamente o seu desenvolvimento e a sua produtividade diária. Já a desorganização costuma gerar atrasos e situações que prejudicam o seu desempenho, podendo influenciar até mesmo na harmonia dentro da entidade/órgão público.

Vários resultados importantes dependem de um bom desempenho na organização do espaço de trabalho. Além de evitar a resolução de demandas num ambiente confuso, um ambiente organizado ainda proporciona a você uma imagem mais positiva, que não transmitirá a aparência de “desleixado(a)”.

Por isso, organizar seu local de trabalho é fundamental e gera: maior facilidade de concentração, execução mais produtiva, mais eficiências na resolução de problemas, sentimento de qualidade no trabalho.

 

Até que ponto a desorganização prejudica a sua carreira?

 

Concentração

Uma mesa de trabalho cheia de elementos pode até transmitir ideia de muito trabalho, mas também pode impedir que você se concentre no que realmente importa. Pilhas de papel, retratos da família e até mesmo a caneca que você ganhou naquele evento mas não usa, podem afetar o seu foco e consequentemente a sua produtividade.

Estresse

Um ambiente carregado contribui diretamente para a elevação do estresse. A disposição de arquivos e documentos na mesa que não estão sendo utilizados, por exemplo, podem causar ansiedade. O desejo de se livrar de tudo é enorme mas você, muitas vezes, não sabe como resolver o problema e vai postergando.

Cansaço

O desgaste não vem apenas do esforço físico de procurar aquele arquivo ou documento importante que está em algum lugar, mas principalmente do cansaço mental que um ambiente cheio de utensílios traz.

Como posso melhorar?

Organize seu material de trabalho

Cada item precisar ter um local adequado, por isso, é interessante que você reserve gavetas ou espaços no armário para guardá-los. Reserve um local mais acessível para os materiais que você utiliza com maior frequência e se desfaça daqueles que você realmente não utiliza.

O mesmo vale para os arquivos digitais. Exclua arquivos que não são mais necessários e organize os que ainda têm uso por pastas.

Crie uma estrutura de pastas e nomes de arquivos

Para facilitar a localização dos arquivos, crie uma estrutura das suas pastas, seja meio físico ou digital. Por exemplo:

Pasta mãe: Clientes > Pasta nível 1: Clientes A > Pasta nível 2: Declarações > Pasta nível 3: 2019 > Pasta nível 4: Janeiro.

Além disso, o nome também é de grande importância. Por exemplo:

Procedimento + ano = Balanço Patrimonial 2019

Dessa forma você poderá identificar seus arquivos com facilidade. Por isso, ao elaborar ou salvar um documento utilize um padrão que deverá ser sempre aplicado.

Faça uma lista de tarefas

Uma boa forma de organizar o seu tempo é elaborando uma lista com todas as suas demandas que devem ser feitas durante o dia. Usando um papel, celular ou computador, você mesmo elabora sua lista, dando prioridade as mais e menos urgentes.

Alguns aplicativos podem ajudar você nessa organização, são eles: trello, evernote, google keep, microsoft onenote, dentre outros.

Entretanto, é importante que você também não se sobrecarregue, colocando tarefas demais no seu planejamento, mesmo sabendo que você não terá tempo suficiente para cumprir. Seja realista!

Digitalize documentos e faça cópias de segurança

Ao invés de guardar uma infinidade de papéis e ter que arranjar lugar para todos, organizando-os da melhor forma, digitalize tudo o que você puder. Além de mais espaço, você também ganha mais segurança, sabendo que a probabilidade de perder ou danificar algum arquivo é menor.

Depois de organizados, faça cópias de segurança periodicamente, em um HD externo ou na Nuvem, como preferir. Assim, se o seu computador apresentar problemas, seus arquivos não serão perdidos.

Separe um dia para organização

Organizar o ambiente de trabalho requer esforço mas tem uma recompensa extremamente positiva. Portanto, isso deve ser sempre repetido, como uma rotina regular. Separe um dia no mês para fazer essa organização e manter o padrão de qualidade.

A ferramenta 5S

Além de todos as dicas citadas antes, você pode aplicar a ferramenta 5s, famoso modelo que surgiu no Japão, logo depois da 2ª Guerra Mundial. O método era focado em combater desperdícios no país, que encontrava-se destruído pela guerra. Hoje, é utilizado para organização de materiais físicos.

As palavras que regem esse princípio são: seiri (classificar), seiton (organizar), seiso (limpar), seiketsu (padronizar) e shitsuke (manter). Vejamos a seguir, cada “s” detalhadamente:

1 – Classificar

Envolve a ação de determinar o que realmente precisa estar no seu ambiente de trabalho e o que não precisa. Objetos que tem pouco uso são considerados desnecessários e podem mais atrapalhar do que ajudar. Você possui algum objeto que não utiliza no dia a dia? Repense o uso dele.

2 – Organizar

Depois de conseguir classificar, é hora de criar suas próprias estratégias de organização. Defina onde cada coisa ficará e utilize painéis, etiquetas, estantes, pastas, etc. A facilidade na localização de ferramentas torna-se essencial para o dia a dia.

3 – Limpar

Trata-se sobre a importância de eliminar a sujeira ou resíduos de armários, gavetas, estantes, etc. A limpeza do seu ambiente de trabalho torna o local mais agradável e ainda melhor a conservação de equipamentos.

4 – Padronizar

O 4º “s” é o passo que mantém os anteriores. A classificação, a ordem e a limpeza devem seguir um padrão e uma periodicidade. Além disso, o senso de padronização também inclui padrões de cores, iluminação, localização, placas, etc.

5 – Manter

Considerado o mais difícil, o 5º passo fala sobre ter comprometimento com todas as etapas anteriores. Manter todo o trabalho feito anteriormente torna o trabalho mais agradável e melhora a produtividade.

Pronto, agora é com você. Ponha as dicas em prática e contribua para um ambiente de trabalho harmônico!