7 dicas para evitar multas no eSocial

Criado em 2014, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, o eSocial, veio com o objetivo de unificar e simplificar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, diminuindo as burocracias e facilitando os processos.

Assim como as empresas privadas, os órgãos públicos, autarquias, fundações públicas, empresas públicas e agências reguladoras, também são obrigados a usarem essa plataforma.

Mas você sabia que o envio incorreto de informações para o eSocial pode gerar multas indesejadas? Neste post te mostramos sete dicas de como evitá-las.

1. Atenção ao calendário 

Além do envio de dados ocasional, o envio de dados ao eSocial são guiados por eventos periódicos, como por exemplo o S-1200 (Remuneração de Trabalhador), o S-1210 (Pagamentos),  o S-1299 (Fechamento dos Eventos Periódicos) e outros. Deixar de prestar esses dados no prazo é a maior causa de multas indesejadas.

Lembrete: Os órgãos públicos que não enviarem as informações até o dia 15 de cada mês, serão multados automaticamente ao transmitir no ECAC. 

2. Mantenha os dados atualizados

Manter o sistema com informações atualizadas é de extrema importância para evitar multas no eSocial. Dados incorretos e incompletos ou não informados podem causar penalidades específicas. Veja alguns exemplos:

• Não envio dos eventos S-2210/S-2220/S-2240: R$440,07, segundo a Portaria MTE nº 66/2024 art.81
• Não envio do evento S-2220 (Trabalhista): R$693,11 a R$6.935,56 (Segurança do Trabalho) | R$415,87 a R$4.160,89 (Medicina do Trabalho), segundo a Portaria MTE nº 66/2024 art.81
• Não envio dos eventos S-2210/S-2240 (Previdenciária/Tributária): CAT R$1.412,00 a R$7.786,00, segundo a Portaria Interministerial MPS/MF nº02/2024 art.2, Lei 8.213/91, art. 22 CP, art. 269 e CLT art.169

3. Tenha uma equipe exclusiva para o envio de dados ao eSocial

É imprescindível  ter uma equipe especializada na gerência desses documentos. Além de melhorar a precisão e confiabilidade das informações, ainda garante a conformidade com  a legislação vigente, evitando possíveis erros e omissões.

Por isso, garanta que os funcionários compreendam as exigências do sistema, estejam atualizados sobre possíveis mudanças na legislação e saibam como lidar com situações específicas.

4. Invista na prevenção de acidentes

Uma das melhores formas de prevenir multas é garantindo a saúde e integridade dos servidores, investindo numa cultura de precaução e segurança do trabalho, como por exemplo o uso adequado do Equipamento de Proteção Individual (EPIs) e a realização periódica de exames médicos.

5. Cuidado com as documentações inadequadas

Outra principal causa de multas no eSocial são as as documentações enviadas erradas. Por isso é de extrema importância verificar que todos os documentos estejam corretos e em conformidade com  a legislação vigente antes do envio, reduzindo assim o risco de penalidade.

6. Atenção às atualizações legais 

A complexidade da legislação brasileira exige a necessidade de ficar sempre atento às possíveis atualizações do eSocial para garantir a conformidade com o sistema e evitar punições desnecessárias.

Novas normativas requerem ajustes de procedimentos. Por isso, mantenha-se sempre atualizado(a).

7. Invista em um Sistema de Folha Integrado e Web 

Os esforços serão em vão caso você não utilize um sistema de folha de pagamento adequado à legislação. Adote sistemas integrados que automatizam a coleta e o envio de dados, dessa forma, poderá garantir a diminuição dos riscos de erros além de assegurar uma maior precisão das informações transmitidas ao eSocial.

Além da tecnologia integrada, uma ferramenta online é capaz de facilitar ainda mais o seu trabalho, eliminando vários procedimentos manuais a partir da coleta de dados automática.

Quer saber mais sobre o assunto? Acesse o nosso artigo Sistema de Folha de Pagamento Online: Como escolher o mais eficiente?