7 dicas que melhoram o gerenciamento de notas fiscais

O sistema tributário brasileiro é um dos mais complexos do mundo e acaba tornando-se um desafio para contadores e funcionários da área pública municipal. O gerenciamento de notas fiscais faz parte desse processo e seu negligenciamento pode trazer vários riscos e penalidades para as entidades públicas.

Por ser um assunto mais burocrático, é necessário tomar algumas medidas para conseguir gerenciar as notas da maneira correta. Abaixo listamos 7 dicas que vão te ajudar nesse procedimento.

1. Crie uma rotina de processos

Um bom gerenciamento das notas fiscais, recebidas e emitidas, da sua entidade pública requer uma rotina estabelecida para a realização de processos. Ao criar uma estratégia e executá-la, é possível repassar à equipe uma espécie de modelo e evitar problemas futuros.

Por exemplo, todos os funcionários do setor de notas devem ter em mente que os documentos fiscais jamais poderão ser extraviados ou rasurados. Além disso, uma separação de notas por categorias e subcategorias ajuda a manter os documentos organizados e mais fáceis de serem encontrados.

2. Verifique a autenticidade das notas

Um dos principais cuidados a serem tomados é a verificação da autenticidade dos documentos fiscais. Caso surja alguma incerteza relacionada à nf-e, é possível acessar o site da Fazenda, clicar na aba “serviços” e em seguida “consultar NF-e completa”.

Esse tipo de pesquisa requer um código de acesso que possui 44 dígitos e que está registrado no DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Logo que tenha acesso à página, é preciso conferir cada item cuidadosamente.

3. Automatize o registro fiscal

Utilize sistemas que auxiliem no gerenciamento das notas fiscais, mais especificamente no lançamento de dados e no acompanhamento das informações referentes às notas, como vencimentos e valores.

O método de organização de pagamentos em planilhas é até possível, mas costuma desperdiçar mais tempo e ser mais suscetível a erros. Ao contrário disso, o sistema de gestão eletrônica permite que o contador acesse diretamente às informações sobre as notas, fazendo com o que mesmo possua um ótimo controle das movimentações financeiras.

4. Armazene adequadamente as notas fiscais

Organize bem o local que as notas fiscais serão armazenadas pois facilitará bastante o rastreio desses documentos quando necessário. No caso de notas em papel, organize-as em caixas separadas: uma para entrada e outra para saída de documentos.

Indique corretamente para que elas não se misturem. Paras as notas armazenadas digitalmente, utilize a organização por pastas.

5. Integre todos os setores da empresa

Certifique-se de que o sistema contábil seja integrado aos outros departamentos da empresa. A troca de informações entre os setores é essencial para o bom funcionamento da equipe.

Além disso, de uma maneira geral, tudo fica mais difícil quando não se tem uma harmonia entre os setores.

6. Mantenha-se informado sobre a legislação

A legislação brasileira é um desafio para qualquer funcionário do setor público. Portanto, ter atenção às alterações das leis tributárias referentes aos municípios é essencial.

É preciso acompanhar o andamento das mudanças. Uma das formas de acompanhamento é através dos portais oficiais.

7. Torne pública as notas fiscais

A Ação nº 4/2018 da Estratégia Nacional de Combate à Corrupção e à Lavagem de Dinheiro (ENCCLA) obriga que Prefeituras e Câmaras Municipais divulguem as notas fiscais ou chaves de acesso das compras públicas, com base nas contratações realizadas.

Através da divulgação desses documentos, a entidade pública proporciona mais transparência pública e se adequa à legislação.

Seguindo esses preceitos, a Aspec Informática desenvolveu uma solução que permite a digitalização/anexação das notas fiscais e o envio, através de remessas periódicas, para o portal da transparência do município. Dessa forma o município favorece a transparência, além de estar adequado às exigências do poder público. Conheça mais sobre o Aspec Gestor de NF.