Boas práticas contábeis para o Fechamento de Contas de 2023

Dezembro é o mês em que se encerram todas as movimentações que ocorreram nos entes públicos durante um ano. Este é o período que comprova como a gestão municipal administrou todos os seus recursos disponíveis, por meio do Fechamento de Contas.

Para elaboração do Encerramento do Exercício de 2023 de forma eficiente, primeiramente é necessário que o gestor estabeleça um calendário a ser seguido pelas Secretarias e Órgãos Municipais. Isso pode ser feito via Portaria ou Decreto.

Em segundo lugar, é imprescindível que o gestor também identifique o cumprimento dos limites legais, constitucionais e fiscais. Vejamos alguns exemplos:

• Educação – 25%;
• FUNDEB Magistério – 70%;
• FUNDEB VAAT – Educação Infantil – 50%;
• FUNDEB VAAT – Investimento – 15%;
• Saúde – 15%;
• Despesa com Pessoal – 54 % da RCL;
• Dívida Consolidada Líquida – 120% da RCL;
• Transferência do Duodécimo;
• Abertura de Créditos Adicionais.

A importância da contabilidade pública

É de responsabilidade do departamento de contabilidade pública elaborar e entregar a prestação de contas. Os profissionais precisam garantir que as informações presentes nos relatórios sejam fidedignas à execução orçamentária, financeira e patrimonial da entidade.

Para isso, os contadores também dependem do recebimento de informações advindas de outros setores que compõem a entidade, ou mesmo de outras organizações que possuam relacionamentos contratuais.

A administração deve solicitar com antecedência informações como:

• Dívidas Fundadas;
• Precatórios;
• Dívida Ativa;
• Inventário;
• Saldos bancários;
• Prestações de Contas de OSs e Oscips;
• Dados de Consórcios, Autarquias e da Câmara;
• Relatórios do Instituto de Previdência Própria (quando houver).

11 práticas para finalizar o exercício de 2023 com chave de ouro

1. Confira todos os decretos de alteração orçamentária abertos

Verifique se a modalidade executada é a prevista na Lei, se os montantes autorizados estão compatíveis, se ocorreu crédito extraordinário e se este foi comunicado previamente ao Poder Legislativo, se existiram créditos especiais e se estes foram aprovados em Lei específica.

2. Realize o levantamento de inventários

Faz-se necessário realizar o levantamento do inventário do estoque existente no almoxarifado e do inventário dos bens móveis permanentes existentes. Se ocorrerem inconsistências e irregularidades, elas devem ser elencadas em documentos.

3. Emita decretos em caso de recursos insuficientes

Caso as fontes não possuam recursos suficientes, é necessário emitir um decreto de limitação de empenho ou contingenciamento de despesas.

4. Verifique se há divergência de informações

As informações devem ser as mesmas entre os sistemas da entidade. Sabe-se que é possível existir divergências entre as informações inseridas no sistema de contabilidade e nos demais sistemas acessórios, como: pendências de conciliação bancária, bens patrimoniais cadastrados e inexistentes, estoque da dívida desatualizado, dentre outras situações.

Nestes casos, essas informações deverão ser ajustadas com base em documentos comprobatórios.

5. Comprove informações por meio de relatórios

É necessário elaborar e preparar relatórios que comprovem que todas as receitas sob responsabilidade do ente foram devidamente cobradas. Caso exista renúncia de receita, é preciso provar que todos os requisitos da Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) foram devidamente cumpridos.

Além disso, também há a necessidade de comprovar o correto repasse do Duodécimo na data limite estabelecida na Constituição Federal e o registro de devolução de recursos aos cofres do Poder Executivo, caso ocorra.

6. Acompanhe os recursos vinculados

Os recursos vinculados necessitam de um acompanhamento rigoroso na execução das despesas, para que as mesmas não fujam do escopo estabelecido, ou seja, não ocorra desvio de finalidade e com isso a obrigação de ressarcimento dos recursos a quem de direito.

7. Faça um levantamento de convênios, contratos de repasse e termos de parceria

Realize um levantamento de todos os convênios, contratos de repasse e termos de parceria vigentes, com a guarda dos documentos, inclusive digitalizados, da execução do objeto, comprovantes de quitação e prestações de contas parciais ou completas.

8. Acompanhe e controle os recursos repassados às organizações sociais

Caso o Ente realize repasses de recursos às organizações sociais e a similares, faz-se necessário o acompanhamento e o controle por meio de uma avaliação dos instrumentos jurídicos de contratação e relatórios técnicos de prestações de contas sobre estes recursos.

9. Certifique se todas as exigências de transparência foram cumpridas

O acesso à informação, previsto desde a Constituição Federal e regulamentado na Lei n.º 12.527/2011, estabelece a obrigatoriedade da divulgação da correta aplicação dos recursos públicos, possibilitando a fiscalização de uma gestão pública transparente pela sociedade.

Faz-se necessário disponibilizar em endereço eletrônico os dados da execução, assim como realizar audiências públicas, amplamente divulgadas desde o momento da elaboração das propostas das peças orçamentárias (PPA, LDO e LOA), até a execução orçamentária (RREO e RGF).

A convocação, a realização e a ata da audiência pública devem ser documentadas por gravação, lista de presença, imagem e apresentadas na prestação de contas conforme a exigência dos Tribunais de Contas.

10. Tenha atenção às despesas inscritas em restos a pagar

A LRF em seu art. 42 proíbe expressamente a execução de despesa e consequentemente a inscrição em restos a pagar sem que exista lastro financeiro para quitar tais despesas. Recomenda-se a boa prática contábil, não deixando para o último ano do mandato para se observar o cumprimento de tal norma.

Logo, a administração deverá realizar um rigoroso controle das despesas, não inscrever em restos a pagar sem a devida disponibilidade financeira e quando ocorrer o cancelamento de restos a pagar processados, que seja providenciado o processo administrativo com a devida motivação legal e sua documentação comprobatória.

11. Elabore notas explicativas

Por último, mas não menos importante, enfatizamos a elaboração de notas explicativas. Elas devem ser utilizadas para apresentar informações de natureza qualitativa e esclarecer ressalvas e restrições.

Precisam ser claras e objetivas, com informações de quaisquer tipos que não constem obrigatoriamente nas demonstrações contábeis ou que não estejam suficientemente evidenciadas.

Ao seguir essas dicas e outras orientações dos Tribunais de Contas, Confederação Nacional dos Municípios (CNM) e Governo Federal, você poderá garantir a geração de informações confiáveis e de qualidade.

Além disso, informamos que o nosso time de atendimento está pronto para atender todas as dúvidas do Fechamento de Contas relacionadas ao nosso sistema.

Autora: Silvia Lima, Analista de Negócios da Aspec Informática, Graduada em Contabilidade Pública (UECE) e Graduanda em Ciências Contábeis (Estácio Fic).