Sistema de Contabilidade Pública: o que você precisa saber antes de contratar um

Um bom Sistema de Contabilidade Pública contribui consideravelmente para a otimização dos processos e melhoria das rotinas de trabalho na Gestão Municipal.

Toda entidade ou órgão público possui procedimentos e padrões de execução de atividades próprias, mas nem sempre é possível ter o controle absoluto de tudo o que está sendo executado, a menos que se utilize da tecnologia no intuito de amenizar esta necessidade.

É necessário entender que, apesar da utilização de sistemas informatizados, ainda é extremamente necessária a intervenção humana, principalmente nos lançamentos de origem contábil, financeira e patrimonial, por exemplo. Por exigência das normas contábeis, a intervenção humana também é necessária na elaboração de notas explicativas, quando algo bem particular ocorrer naquele órgão específico.

Um bom profissional da contabilidade pública deve ter o pleno conhecimento de que não basta apenas clicar em um botão e todos os seus problemas estarão resolvidos. É importante lembrar que os Tribunais de Contas dos Estados estarão sempre prontos a cumprir o seu papel de fiscalizar e avaliar a integridade e qualidade dos dados informados, bem como as contas dos municípios e, por isso mesmo, toda a atenção é pouca antes de efetuar a publicação oficial das obrigações e das contas de gestão. Não adianta se iludir com belas promessas, pois escolher um bom software contábil exige uma análise criteriosa.

A aquisição de um sistema de contabilidade pública para prefeituras, câmaras e autarquias municipais é um investimento e, caso não seja feito da forma correta, pode gerar custos, desgaste na equipe de trabalho e até mesmo penalidades legais.

Razões para contratar um Sistema de Contabilidade Pública

Otimiza tempo e processos

Com o aumento das obrigações mensais a cada exercício, a contratação de um sistema de contabilidade capaz de integrar dados automaticamente proporciona uma melhor qualidade nos resultados e menor gasto de tempo. A possibilidade da integração do software de contabilidade com outros sistemas informatizados (folha de pagamento, patrimônio, orçamento, licitação, etc.) é de extrema importância, item que veremos posteriormente detalhadamente. Funcionalidades como controle e importação automática de saldos, conciliação bancária automática, geração de anexos do balanço automatizados, dentre outras, fazem toda a diferença ao tornar o processo o mais automatizado possível.

Reduz Custos

Na contabilidade pública algumas atividades ainda são executadas de forma manual e acabam sendo repetitivas e burocráticas. Essa tecnologia permite que muitos processos sejam automatizados, reduzindo etapas e o tempo para a realização de alguns procedimentos importantes. Ao tornarem-se usuários de sistemas automatizados, as entidades e órgãos públicos não terão a necessidade de onerar a sua folha de pagamento através da contratação de mais profissionais, podendo até realocar servidores em funções mais produtivas. Além disso, também há economia de gasto com impressão de papéis.

Propicia mais credibilidade às informações

Com o advento da evolução tecnológica não é mais admissível que procedimentos arcaicos que não favorecem a transparência pública e otimização das informações continuem em operação. Sistemas bem elaborados poderão ajudar a administração pública a encontrar seu norte, pois quão melhor estruturado e transparente for um governo na definição e aplicação de suas metas, maior credibilidade ele terá. Dados antes separados em diversas planilhas em diferentes locais, agora poderão ser organizados e centralizados. O sistema de contabilidade pública permitirá a geração de relatórios mais consistentes em uma velocidade mais rápida. Além disso, é importante que o mesmo possua os relatórios exigidos pela legislação sempre atualizados, podemos citar os Demonstrativos Fiscais (RREO e RGF), a exigência da Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF), as Demonstrações Contábeis (DCASP) sempre atualizadas de acordo com as últimas edições dos Manuais elaborados pela Secretaria do Tesouro Nacional (STN) e os relatórios pertinentes aos Tribunais de Contas.

Minimiza erros

Com a automatização de processos, haverá uma grande diminuição de falhas humanas antes existentes. As operações ganharão mais rapidez e precisão, além da melhoria na qualidade dos resultados. O sistema que também deverá possuir funções automáticas, acaba evitando a redigitação de algumas informações e o consequente retrabalho.

Melhora a comunicação

Estando as informações reunidas num só ambiente, é possível que todos os setores fiquem cientes de toda a situação atrelada à sua função, sem a necessidade de procedimentos adicionais. A comunicação torna-se mais eficiente e o processo mais prático para a concretização de atividades e tomada de decisão.

O que analisar antes de contratar um Sistema de Contabilidade Pública

São várias as razões que devem ser avaliadas, no entanto listamos algumas que consideramos importantes:

Pesquisar para conhecer 

Antes de comprar qualquer produto, supõe-se que você realize uma pesquisa e entenda melhor sobre suas características, benefícios ou até mesmo reputação da marca. Na contratação de um sistema de contabilidade pública não acontece de maneira diferente. É de extrema importância que seja realizada uma pesquisa no intuito de saber aquele que atenderá melhor o seu município, levando em conta detalhes como: atendimento às leis do estado em que o município está localizado, confiabilidade da empresa fornecedora do sistema, funções e qualidade do software, dentre outros. Além disso, também é necessário apresentar a solução aos profissionais do município, os quais estarão em contato direto com a ferramenta.

Tecnologia e intuitividade 

Outro ponto bastante importante que deve ser levado em conta na escolha de um sistema de contabilidade pública é a sua tecnologia. É necessário ver quais benefícios a solução oferece. Funções realizadas de forma automática, integração com outros sistemas e uso da tecnologia intuitiva também facilitam a rotina administrativa, tornando os processos mais simples e ágeis.

Suporte e treinamento 

De nada adianta ter um bom software se a empresa não apresenta um suporte com atendimento de qualidade. Tirar dúvidas, esclarecer questionamentos ou sugerir mudanças, fazem parte da rotina de uma equipe eficiente, pronta para atender o cliente. Além disso, treinamentos para que a entidade ou órgão público possa utilizar o sistema da melhor forma possível também são bem-vindos, sabendo que o uso errado da ferramenta pode acarretar em atrasos e insatisfação dos funcionários do município.

Integração com outros sistemas 

Em um sistema integrado, a vida do gestor é facilitada, pois vai interligar setores através de softwares específicos. Isso proporciona maior controle e agilidade aos processos, visto que todas as operações são registradas. Um sistema integrado também facilita a análise dos procedimentos e entendimento do que precisa ser melhorado. Portanto, haverá uma significativa melhora na qualidade das informações do município que trabalhar com esse tipo de tecnologia.

Recursos do sistema 

A aceleração da rotina virou uma necessidade básica, por isso, conferir quais os recursos que o sistema possui é um detalhe importante a ser observado antes da contratação. Além de ser ágil, um bom sistema de contabilidade pública precisa ser confiável, integrado, adequado à legislação e transparente. Dessa forma, a solução será capaz de oferecer informações precisas e auxiliar na tomada de decisão.

O barato pode sair bem caro 

Baixo preço nem sempre é sinônimo de bom negócio. Dê relevância a uma empresa confiável, que forneça sistemas seguros, os quais garantem a integridade dos dados lançados e os resultados esperados pela legislação pertinente. Além disso, opte por uma organização que possua um suporte técnico de qualidade, pois só assim você poderá sanar as suas dúvidas. Por fim, leve em consideração todos os itens aqui citados anteriormente. A troca de um sistema de contabilidade pública por causa do preço pode ser um grande erro para o seu município, por isso, analise cada benefício oferecido antes de tomar uma decisão.

Foque na sua necessidade 

O primeiro passo é entender quais são os principais objetivos da sua entidade ou órgão público. O segundo passo é pesquisar e analisar todos os benefícios para a contratação de um software de contabilidade municipal de qualidade, que não ocasionará futuros problemas para o seu município. O terceiro é compreender que preço não deve ser o único motivo para escolha de um sistema. Por fim, é hora da contratação.

Um bom sistema de contabilidade pública vai auxiliar de forma muito positiva qualquer órgão ou entidade na gestão pública municipal, proporcionando ao gestor credibilidade nas informações para tomar as decisões corretas.

De forma geral, podemos concluir que o uso de tais ferramentas tecnológicas fará com que contadores e auditores passem a exercer tarefas mais nobres, dedicando-se à análise e interpretação dos resultados, além de participar ativamente no processo decisório do Ente Público. Contudo, a participação do contador como repassador do conhecimento é vital para a construção de bons softwares.

A Aspec Informática, com mais de 25 anos de atuação no mercado, desenvolveu um software contábil que vem sendo utilizado e aprovado, segundo dados da última pesquisa realizada pelo setor de marketing da empresa, por boa parte das entidades e órgãos públicos dos estados do Ceará, Pará, Maranhão e Rio Grande do Norte.

Vale a pena conferir o Aspec Contábil, sistema de contabilidade pública desenvolvido pela Aspec Informática.