[Case] Prefeitura de Vera Cruz/RN garante automação na tramitação dos processos públicos com uso de sistema de protocolo

No intuito de melhor organizar a gestão de documentos e processos e atender aos requisitos da nova ordem cronológica, proposta pelo Tribunal de Contas do Rio Grande do Norte – TCE/RN, a Prefeitura de Vera Cruz passou a utilizar o sistema Aspec Protocolo. O software, desenvolvido pela Aspec Informática, atua no gerenciamento da tramitação dos processos e seus documentos que circulam na prefeitura, em especial o processo administrativo, desde o seu cadastramento até a sua eliminação, de acordo com as regras estabelecidas pelos órgãos de controle.

Agora, os processos encontram-se mais ordenados e os servidores conseguem ter acesso aos mesmos, como informa a Secretária Adjunta Marcella Silva (ADM Finanças): “Antes você entregava o processo no setor e tinha que lembrar a quem foi entregue. Hoje pelo sistema, podemos ver com quem está, quem recebeu, se já foi pago, se já foi despachado. Existe um controle pra todos que tem acesso ao processo. Isso é bom, pois um documento desses é muito fácil de perder, e dessa forma, temos um controle”.

Um dos principais benefícios do sistema Aspec Protocolo citado é sua fácil utilização. Marcella afirma que através dele é possível visualizar, de forma simplificada, todos os trâmites por meio da sua numeração, o que facilita não só a localização do processo, mas também possibilita saber se o mesmo já foi feito ou se está aguardando alguma documentação. Perguntada se indicaria o sistema, ela avalia: “Sim, com certeza, é muito fácil de se trabalhar”.

Satisfeita, garante que o software vem suprindo as necessidades da prefeitura e ainda ressalta a agilidade no atendimento ao cliente da Aspec Informática. “É imediato, não é algo que você precisa agendar. A empresa tem um suporte muito bom”.

É importante ressaltar que, diferente da prefeitura de Vera Cruz, ainda existe um grande número de municípios brasileiros que sofrem em virtude da adoção de procedimentos manuais, os quais não garantem organização, segurança, nem muito menos a consulta de processos de forma efetiva. Essa prática acaba possibilitando a ocorrência de erros comuns, que poderiam ser evitados facilmente.

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