Como a boa Gestão do Tempo pode alavancar o seu crescimento profissional

Tempo é uma das palavras mais discutidas nos dias de hoje, mais especificamente, a falta dele. Com a grande quantidade de tarefas a serem feitas no trabalho, realizá-las em tempo hábil é um grande desafio. Além disso, nossa atenção está a cada minuto sendo interrompida por e-mails, smartphones, telefonemas ou até outros colegas precisando de um auxílio.

Por isso, gerenciar o tempo da melhor forma possível é o desejo de todos. Vamos entender melhor como funciona todo esse processo, primeiramente, entendendo o significado do termo gestão do tempo:

O que é ?

A gestão do tempo não significa necessariamente controlar as 24h do seu dia, isso é praticamente impossível. Entretanto, ao organizar melhor as suas atividades, separando-as por ordem de importância e conferindo o período necessário para realizar uma tarefa, faz toda a diferença.

Portanto, gerir melhor o tempo não quer dizer também que você precise trabalhar mais horas, mas sim, usar corretamente as que tem disponível. Chama-se “fazer mais em menos tempo”.

O que eu ganho com isso?

Ao se organizar melhor, você vai conseguir:

• Executar um maior número de tarefas;
• Diminuir a quantidade de erros e consequente retrabalho;
• Se dedicar melhor às tarefas mais importantes;
• Resolver menos problemas relacionados com prazo curto;
• Ter mais tempo livre;
• Melhorar a sua reputação.

Quais motivos me fazem perder tempo?

No ambiente profissional, a produtividade de um funcionário é medida através dos resultados que ele apresenta. Para alcançar seus objetivos diários, é preciso ter foco e evitar alguns desperdícios de tempo, como: desorganização, incapacidade de dizer não, conversa excessiva, procrastinação, incapacidade de tomar decisões, buscas na internet que fogem ao objetivo final, uso de celular, dentre outros.

Como posso melhorar?

Gerenciar o tempo não é uma tarefa fácil, mas nem tudo está perdido. Preparamos algumas dicas que vão te ajudar a obter resultados positivos:

Diminua as distrações

Como falamos anteriormente, as distrações são grandes causadoras da perda de produtividade, por isso, silenciar o celular e evitar checar as notificações constantemente , reservar um momento no dia para conferir seus emails, evitar o excesso de conversas e usar fones de ouvido (quando possível), são algumas das medidas que podem ajudar na otimização de suas tarefas.

Faça um planejamento semanal

Reserve um dia da semana para fazer um planejamento das suas atividades a serem realizadas na semana seguinte. Aconselhamos que seja feito no último dia trabalhado, visto que você saberá o andamento de todas as atividades que estão sendo feitas e as que ainda precisam ser finalizadas.

Faça uma lista organizando suas demandas conforme prioridade, urgência e importância de cada uma e tente manter, diariamente, a sua execução.

Mantenha a organização

Não é preciso ser a pessoa mais organizada do mundo, mas é necessário que tudo esteja ajustado para você não perder tempo procurando algo por causa de desorganização. Você já parou para pensar quantas vezes você já esqueceu a pasta onde salvou um arquivo importante? É esse tipo de erro que gera uma grande perca de tempo e consequente retrabalho, sendo assim, você pode criar regras e padrões para arquivos e documentos.

Defina prazos

Respeitando a ordem de prioridade, urgência e importância, defina datas para a entrega das demandas. Além de tornar o processo mais organizado, você terá tempo para se programar melhor e evitar grandes surpresas.

Ao determinar as datas, respeite-as, não deixe para amanhã o que pode concluir hoje!

Evite fazer muitas coisas ao mesmo tempo

O tempo está corrido e o número de demandas está alto? Calma, fazer todas as atividades ao mesmo tempo vai te custar desorganização e retrabalho. O ideal é que você consiga focar e se concentrar em apenas uma atividade por vez, sem interrupções com outras demandas.

Ao iniciar algo, você leva tempo para se concentrar, qualquer interrupção poderá atrapalhar a sua produtividade.

Use ferramentas de organização

Usar uma lista com todas as tarefas que precisam ser entregues facilita o seu dia a dia. Alguns aplicativos e ferramentas online otimizam esse processo, listamos alguns dos mais utilizados:

• Trello: permite inserir demandas em blocos temáticos, adicionar pessoas nas tarefas, inserir prazos, adicionar comentários, etc;
• Evernote: banco de anotações que permite pesquisa e inserção de arquivos;
• Rescue time: controla suas atividades no computador, guarda as páginas abertas, calculando o tempo dedicado à elas para em seguida mostrar níveis estatísticos;
• Wunderlist: lista colaborativa de demandas, permite uma melhor organização em conjunto com outras pessoas;
• GitLab: é uma plataforma de gerenciamento e operações de software que controla problemas e monitora o andamento de tarefas por meio de listas e cards;
• OTRS: gerencia a automação de fluxos de trabalho, notificações e chamados;
• Clara: é um aplicativo de e-mail que agenda e coordena as suas reuniões.

Além desses aplicativos, você também pode utilizar outros meios digitais e também físicos, como agendas ou planners, para organizar melhor o seu tempo.

O importante é começar

Agora que você já entendeu melhor o conceito de gestão de tempo, quais os problemas diários e como fazer para melhorar, é hora de praticar. Reúna as dicas que melhor se encaixam aos seus objetivos e mãos à obra!