Sistema de Folha de Pagamento Online: Como escolher o mais eficiente?

A rotina do gestor de recursos humanos traz uma série de desafios presentes em tarefas como o registro de entrada e saída de funcionários, os cálculos de horas extras, as mudanças salariais, os benefícios e outros. Para que todos os desafios sejam superados, a contratação de um sistema de folha de pagamento online é necessária.

A ferramenta coleta dados dos funcionários e realiza cálculos automaticamente, eliminando vários procedimentos manuais. A utilização de um sistema de folha de pagamento online interfere diretamente na produtividade do setor pessoal de Prefeituras e Câmaras, apresentando inúmeras vantagens.

Listamos 5 vantagens:

O que analisar antes de contratar um Sistema de Folha de Pagamento Online?

Alguns requisitos devem ser levados em consideração na hora da contratação. Para evitar equívocos, listamos algumas características importantes que otimizam a rotina do gestor de recursos humanos.

1. Tecnologia em nuvem de qualidade

A limitação física é um dos fatores que mais podem dificultar a rotina administrativa do gestor do setor pessoal. Mesmo com sistemas instalados corretamente, alguns procedimentos podem demorar duas vezes mais para serem concluídos.

Por isso, opte por um sistema de folha de pagamento online com tecnologia em nuvem de qualidade, o qual possibilita que atualizações ocorram sem problemas. É importante que o sistema seja acessível através de diferentes navegadores e dispositivos móveis, a qualquer hora do dia.

2. Adequação à legislação

De nada adianta uma tecnologia eficiente se a mesma não for adequada à legislação pública brasileira. O primeiro ponto a ser analisado é a sua adequação ao eSocial, obrigação em vigor para Órgãos e Entidades Públicas desde o ano de 2021.

Além disso, um sistema de folha de pagamento online precisa atender às exigências estabelecidas pelos Tribunais de Contas dos Estados.

3. Automatização da folha de pagamento e geração de documentos necessários

Contratar um sistema que realiza a correta automação da folha de pagamento garante mais segurança e confiabilidade para o setor pessoal de Prefeituras e Câmaras no cumprimento de obrigações trabalhistas.

Uma folha de pagamento online também precisa gerar informativos importantes para a entidade, de forma automática. Podemos citar alguns deles: SEFIP, CAGED, RAIS, DIRF, MANAD, HOMOLOGNET e comprovante de rendimentos.

4. Integração com outros sistemas e ferramentas

Uma das funções mais cansativas para o gestor do setor pessoal é buscar informações sobre os funcionários em diferentes locais. Sem um sistema de folha de pagamento online adequado, não há como fugir desse problema.

Como solução, escolha uma tecnologia integrada que realize buscas e gere informações de forma automática. Um sistema integrado transmite informações de forma digital e evita surpresas no meio do caminho.

5. Rapidez no fluxo de informações

Um bom sistema de folha de pagamento online possui rapidez no fluxo de dados. Sua integração com outros sistemas e ferramentas permite que as informações sejam acessadas mais facilmente.

Um bom exemplo disto são sistemas que possuem comunicação com o Portal do Servidor, permitindo que funcionários tenham acesso aos seus dados pessoais a qualquer momento que considerarem necessário.

Abas e menus dinâmicos, notificações sobre atualizações e envio de mensagens feitas na folha de pagamento também são funções que otimizam esse fluxo de dados.

6. Emissão de relatórios confiáveis e estratégicos

Relatórios são ferramentas que servem como base para qualquer tomada de decisão. Com o setor pessoal de Prefeituras e Câmaras não é diferente. Um sistema de folha de pagamento online precisa ter relatórios confiáveis que geram dados importantes para o gestor do setor pessoal.

Relatórios de auditoria também são peças fundamentais para o acompanhamento de procedimentos internos, desde o cadastro de cargos até o lançamento de eventos na folha de pagamento.

7. Suporte de qualidade

Apenas ter um bom sistema não garante a melhor usabilidade da ferramenta, visto que algumas dúvidas sobre procedimentos podem surgir. Para isso, uma equipe de suporte capacitada faz toda a diferença. Tirar dúvidas e sugerir mudanças fazem parte da rotina de um tipo de atendimento eficaz.

Além disso, treinamentos para que Prefeituras e Câmaras possam fazer um melhor uso do sistema também são bem-vindos.

Sistema Aspec Folha Web

Um bom sistema de folha de pagamento online vai auxiliar de forma positiva qualquer entidade ou órgão público, proporcionando a automatização de processos de rotina e a adequação ao eSocial.

Para otimizar o setor pessoal de Prefeituras e Câmaras, desenvolvemos o Aspec Folha Web, um sistema online, com interface moderna, que contém os recursos necessários para a gestão do capital humano.

Confira algumas de suas funcionalidades:

• Automatização da folha de pagamento;
• Acessível através de navegadores de internet e por diversas Secretarias, de forma descentralizada;
• Adequado ao eSocial;
• Comunicação com o Portal do Servidor;
• Integração com o sistema Aspec Contábil;
• Gera informações para o Portal Aspec Transparência;
• Rapidez no fluxo de acesso às informações do funcionário;
• Abas dinâmicas que agilizam o acesso às telas de cadastro;
• Notificações sobre atualizações;
• Gerenciamento do nível de permissão para cada usuário.

Conheça mais funcionalidades do Aspec Folha Web.